Was macht eine gute Telefonansage aus?
Die meisten Telefonansagen sind zu lang. Nach wenigen Sekunden schalten Kunden innerlich ab. Eine gute Ansage sagt das Wichtigste in 20 Sekunden - und klingt dabei so, als wuerde ein echter Mensch sprechen. Nicht wie ein Roboter. Nicht wie ein Werbetext.
Die 5 Regeln fuer eine gute Telefonansage
1. Kurz halten
Maximal 20 bis 30 Sekunden. Das reicht fuer Begruessung, Firmenname und eine nuetzliche Info. Alles darueber hinaus hoert sich niemand aktiv an.
2. Einen Satz, keine Rede
Sagen Sie, wer Sie sind. Sagen Sie, was der Anrufer tun soll. Fertig. Beispiel: „Willkommen bei Muster GmbH. Wir sind gleich fuer Sie da.“
3. Echte Stimme statt KI
KI-Stimmen klingen oft gleich - echte Stimmen schaffen Vertrauen. Ein professioneller Sprecher vermittelt Kompetenz und Waerme. Das kann kein Algorithmus.
4. Technisch sauber
Kein Rauschen, kein Hall, keine Uebersteuereung. Telefonanlagen uebertragen nur einen schmalen Frequenzbereich. Die Aufnahme muss dafuer optimiert sein.
5. Passende Musik
Dezent, nicht dominant. Die Musik darf die Stimme nicht ueberlagern. GEMA-frei spart laufende Kosten.
Was Sie vermeiden sollten
- Lange Texte mit Firmengeschichte oder Oeffnungszeiten in voller Laenge
- Selbst eingesprochene Ansagen mit Hintergrundgeraueschen
- Zu laute oder zu hippe Musik - das nervt bei Wiederholung
- Standardfloskeln wie "Ihr Anruf ist uns wichtig" - das glaubt niemand mehr
- Mehrsprachige Ansagen, die niemand braucht (es sei denn, Ihre Kunden sprechen wirklich andere Sprachen)
Praxis-Beispiel: Vorher und Nachher
Vorher (schlecht)
„Herzlich willkommen bei der Muster GmbH und Co. KG. Wir sind Ihr kompetenter Partner fuer innovative Loesungen im Bereich... Unsere Oeffnungszeiten sind Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr...“
45 Sekunden. Anrufer haben laengst aufgelegt.
Nachher (gut)
„Willkommen bei Muster. Einen Moment bitte, wir sind gleich fuer Sie da.“
8 Sekunden. Klar, freundlich, fertig.
Unser Tipp aus 20 Jahren Erfahrung
Weniger ist mehr. Die besten Ansagen, die wir in ueber 5.000 Produktionen erstellt haben, sind immer die kuerzesten. Ein guter Sprecher braucht keine langen Texte. Er braucht den richtigen Ton.
Haeufige Fragen
Wie lang sollte eine Telefonansage sein?
20 bis 30 Sekunden fuer die Begruessung. 20 bis 40 Sekunden fuer die Warteschleife. Kuerzer ist immer besser.
Soll ich einen maennlichen oder weiblichen Sprecher nehmen?
Kommt auf Ihre Marke an. Technisch klingen tiefere Stimmen am Telefon oft stabiler. Mehr dazu in unserem Stimmratgeber.